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北京中医药大学仪器设备管理办法

来源: 作者: 发布日期:2015-03-31

  

  第一章  总  则

  

  第一条  为了加强对仪器设备的管理,提高其使用效率,根据教育部《高等学校仪器设备管理办法》和国务院机关事务管理局《中央行政事业单位固定资产管理办法》的有关规定,结合我校实际情况,制定本办法。

  第二条  学校的仪器设备属国有资产,是保证教学、科研等工作顺利进行的基本物质条件。

  第三条  仪器设备的管理和使用贯彻“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的原则,应做到合理配置、物尽其用,提高完好率和使用率。

  第四条  我校仪器设备实行校、院(系)、实验室分级负责管理体系。

  校级:在主管校长领导下,由资产与仪器设备管理处(以下简称设备处)归口管理。

  院(系)级:在主管院长(主任)领导下,实验室设专(兼)职管理人员,负责本部门仪器设备管理工作。

  设置校级大型仪器设备论证管理委员会,对仪器设备的购置、管理等工作进行论证、指导、咨询。

  第五条  设备处是学校仪器设备管理的职能部门,负责全校仪器设备的采购、保管、供应、管理、调拨、报废等工作。

  第六条  设备处的主要职责是:

  1、贯彻执行国家有关仪器设备的管理规定,结合学校实际制定并完善仪器设备管理办法,建立健全仪器设备管理体系;

  2、参与学校各单位计划项目仪器设备装备方案的拟定与审查,确定投资方向,保证投资效益;根据学校教学、科研等工作的需要编制仪器设备购置计划;

  3、负责制定仪器设备采购方案,并组织采购供应;负责学校仪器设备固定资产账务、档案的管理及使用调剂、报废处理等工作;负责组织大型仪器设备购置前的可行性论证、招标采购、档案管理、运行情况检查及投资效益考核等;

  4、负责进口仪器设备的批件申请、免税、报关、验收、索赔及档案管理等;

  5、负责仪器设备统计报表的编制;

  6、负责实验室检查评比工作。

  

  第二章  仪器设备管理范围界定与计价

  

  第七条  学校仪器设备管理范围的价格起点应与财政部规定的固定资产价格起点相一致,具体包括:

  1、能够独立使用且使用年限在一年以上、使用过程中基本保持原有物质形态、单价在人民币500元以上(含500元)的通用设备及800元以上(含800元)的专业设备列入固定资产管理范围,设备处必须单独建立固定资产账、卡;

  2、购置、自制、捐赠、调拨、报废的仪器设备,凡符合上述规定的,均应办理固定资产入账、转账或消账等手续;

  3、单价在200~500元之间的仪器设备列入低值仪器设备管理范围,由使用单位自行建账管理,设备处将定期或不定期地进行检查监督;

  4、单价在10万元以上的仪器设备以及单价不满10万元,但在国内比较稀缺的仪器设备均列为大型、精密、贵重仪器设备(以下简称大型仪器设备),列为校管设备;

  5、单价在40万元以上的仪器设备以及国家科委规定的23种大型精密仪器设备同时列为教育部所管贵重仪器设备范围,学校设备处应及时做好报备工作。

  第八条  仪器设备的计价:

  1、购入、调入的仪器设备,按实际支付的金额或调拨价格及包装费、运杂费、安装费等计价入账;

  2、无偿调入或捐赠的仪器设备,可依据实际情况估价入账;

  3、接受捐赠的仪器设备,按照同类资产的市场价格或根据捐赠者所提供的有关凭证记账。接受捐赠时发生的相关费用,应计入资产的价值;

  4、自制仪器设备,按自制过程中实际发生的全部支出记账;

  5、已投入使用的仪器设备增加或减少其配件时,按实际价格进行增值、减值变动处理;

  6、用外币进口的仪器设备,以对外付款当日银行公布的汇率折合人民币金额,加上进口过程中发生的其它费用记账

  7、仪器设备原值的增减变动,由设备处负责调整办理,并及时通知学校计划财务处进行有关账务处理。

  第三章  仪器设备购置审批程序

  

  第九条  各单位的仪器设备购置应根据学校发展规模、专业设置、教学和科研等工作任务的需要和经费情况进行全面规划,按轻重缓急制定年度申购计划,经设备处、计财处审核后,报主管校长批准后执行。

  第十条  仪器设备购置的审批程序

  1、使用财政性资金(教育经费、科研经费、专项经费等)购置单价人民币5万元以下的仪器设备,由院(系)主管领导或项目负责人签署意见,报设备处审批后执行;

  2、使用财政性资金(教育经费、科研经费、专项经费等)购置单价5~10万元的仪器设备,各院(系)自行组织可行性论证,并提交论证报告(需要进行实地考察、调研的,申购单位应与设备处共同参与),由院(系)主管领导或项目负责人签署意见、设备处审核后,报主管校长批准后执行;

  3、购置单价10万元(含)以上的大型仪器设备,申购单位应向设备处提交《北京中医药大学大型仪器设备购置申请及论证表》,由设备处组织有关专家对拟购大型仪器设备进行全面、充分的可行性论证后,报主管校长批准后执行;

  4、购置进口仪器设备,各申购单位均需向设备处提出申请,设备处参照上述标准报请有关部门批准后执行;

  5、购置国家规定的政府集中采购目录内商品(可查阅“中央政府采购网”或“中国政府采购”网),各申购单位必须提出书面申请,由院(系)主管领导或项目负责人签署意见后,报设备处审批后执行;

  6、仪器设备申购计划中,申购单位必须注明所申购的仪器设备是新增还是更新,如更新需提出对原有设备的处理意见。

  第十一条  购置大型仪器设备,申购单位必须就下列内容进行可行性论证:

  1、拟购大型仪器设备目前在本校、本地区的装备情况;

  2、拟购大型仪器设备对学校、学科发展的必要性及工作量预测分析(属于更新的大型仪器设备要提供原仪器设备发挥效益的情况);

  3、拟购大型仪器设备的先进性、适用性及性价比的合理性,包括仪器设备使用学科范围,所选品牌、档次、规格、性能、价格及技术指标等;

  4、附件、零配件、消耗材料的补充渠道及购置后每年所需不低于购置费6%的运行维修费的落实情况;

  5、专管共用的可能性;

  6、投资效益预测及风险分析。

  第十二条  购置大型仪器设备,申购单位必须落实以下问题:

  1、实验技术人员及管理人员的配备问题。以解决大型仪器设备使用技术问题,维持设备正常运转,对上机人员进行培训和指导,保证大型仪器设备开放运行。必要时请人事部门给予支持;

  2、安装场地、使用环境及辅助设施的配备问题。安装场地是否落实、是否具备大型仪器设备的安装条件,例如:单位面积承重能力、防震能力、防尘情况、环境保护措施及水、电、气的配备情况等。必要时请后勤部门给予支持。

  

  第四章  仪器设备购置与验收

  

  第十三条  经批准后的仪器设备年度申购计划,无论使用何种经费购置,原则上由设备处统一归口办理,属于个别急需的仪器设备,经设备处同意,可由申购单位自行购置。报销时,须经设备处签批,并同时办理入库、出库、建账、建卡等手续。

  第十四条  凡需与供货方(国内、国外)签订仪器设备供货合同的,根据有关规定设备处与相关职能部门批准后,上报学校由法人或法人委托人签署。同时,由设备处填写《北京中医药大学设备采购谈判记录表》,申购单位与设备处共同签字存档。设备处由专人负责登记管理各种合同的有关资料、来往信函等,并在合同执行完毕后,及时将有关资料归档。

  第十五条  无论以何种方式购置的仪器设备,均需经设备处有关人员签字、入账后方可到财务部门报销。

  第十六条  使用财政经费购置仪器设备,应履行下列手续:

  1、各申购单位根据工作需要,填写物资申购计划单,包括:仪器设备(单价500元(含)以上)、低值易耗品、消耗材料、试剂(含剧毒品)等,经院(系)主管领导签署意见后,由设备处统一采购供应;临时追加计划,分不同情况由设备处和申购单位协商采购;

  2、仪器设备到货后,单价500元(含)~10万元之间的,由使用单位自行验收;10万元(含)以上的,由使用单位和设备处共同验收,设备处建立固定资产账、卡。

  低值易耗品、消耗材料、试剂等由使用单位自行验收,到设备处办理相关手续;

  3、财务部门根据设备处审批的申购报告发放支票;根据设备处的入库单或直拨单,及各院(系)主管领导、相关人员签字的发票,办理财务结算手续。

  第十七条  使用横向科研经费购置仪器设备,应履行下列手续:

  1、各课题负责人,根据科研工作需要和实施进度,对购置单价500元以上固定资产和批量金额在5000元以上的仪器设备、低值易耗品、消耗材料、试剂等,参照第十五条规定执行;

  2、批量金额5000元以下的低值易耗品、消耗材料、试剂等,经课题负责人批准签字后,到财务部门领取支票自行采购或与设备处合作采购,购置后使用单位验收、签字,到设备处办理相关手续;

  3、财务部门根据设备处的入库单或直拨单,及项目负责人、相关人员签字的申购单、发票,到财务部门办理结算手续。

  第十八条  进口仪器设备、配件及化学试剂的购置原则:

  1、根据国家有关规定,凡国内能够生产的仪器设备,不宜进口。确因工作需要必须进口时,需详细说明原因,同时按照功能适用、技术先进、经济合理的原则选购;

  2、鉴于进口仪器设备更新快的特点,根据有关管理规定,主机进口满10年的,一般不再进口配件;

  3、通过支付外汇方式购置进口仪器设备、配件、化学试剂,均由设备处统一办理。

  第十九条  进口仪器设备、配件及化学试剂的购置程序:

  1、凡进口仪器设备,申购单位须先出具申购理由、所申购仪器设备的详细说明(有关技术资料及配置清单,仪器设备名称、型号和规格等)及其产品样本(图形和文字),并提供厂商及其联系地址、电话,交设备处办理(如为科研项目进口仪器设备,须附科研项目书);

  2、设备处根据进口仪器设备购置计划,会同申购单位共同进行购置工作的前期咨询与调研。

  3、单价10万元人民币(按汇率折算)以下的进口仪器设备,设备处和申购单位共同参与谈判;单价10万元(含)人民币以上的进口仪器设备,由设备处组织招标采购工作;

  4、进口单价10万元(含)人民币以上的仪器设备,由申购单位完成《北京中医药大学大型仪器设备购置申请及论证表》的填报工作;

  5、设备处负责进口仪器设备的外贸公司委托、批件申请、免税、报关、验收、索赔、档案管理等工作;

  6、境外捐赠仪器设备在货物到达之前,可由被捐赠单位持境外捐赠正式函件和主管部门的批文,报设备处办理报批、免税等手续。

  第二十条  学校教学、科研及行政办公所需各种仪器设备,不论其经费来源,除政府集中采购目录和部门集中采购项目外,学校自行采购(单项或批量)达到10万元以上的货物(大型仪器设备、大宗物资等)也应执行《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国招标投标法》有关规定。

  第二十一条  低于10万元的采购项目,由设备处与申购单位共同采取寻价方式采购。

  第二十二条  大型仪器设备由设备处和申购单位共同验收。申购单位应提前做好安装、调试、验收的各项准备工作,厂家技术人员负责安装、调试。

  第二十三条  仪器设备验收内容及措施如下:

  1、初验时要按运单认真核对各项数据、外包装,核对票据资料是否齐全;

  2、开箱后要按合同和装箱单逐项核对仪器设备的品名、数量、规格、型号、附件、产地、厂牌、单价、金额及出厂合格证、产品说明书、使用说明书等文件;

  3、安装调试及技术指标的测定,主要观察是否达到合同指标,并逐项核对、记入验收报告,此项验收由使用单位负责;

  4、验收合格后填写《仪器设备安装验收报告》,有关人员要在验收报告上签字;

  5、在验收中,如发现仪器设备有破损、短缺、质量不合格、技术指标不符等情况,记入验收报告。使用单位要在规定验收期限内向设备处出具书面报告,以便向供货方或运输单位提出交涉,办理退、换、补、赔等手续;

  6、进口仪器设备必须按照外贸、商检部门有关规定在索赔期(90天)内办理验收手续,若发现质量问题,设备处应及时向商检部门提出商检,开具商检证明,向供货单位进行退换或索赔;

  7、进口仪器设备必须有使用单位、外商及设备处三方人员在场,方可开箱验收,以便分清责任。包装材料要保持完好,以便商检部门验证。同时要在索赔期结束前15天完成验收工作。

  第二十四条  进口仪器设备验收合格后,使用单位应及时配合设备处办理建账、建卡及报账等相关手续。

  第二十五条  自制仪器设备须事先立项,其程序是:

  1、首先提交《自制仪器设备申请报告》,写明自制理由、仪器设备用途、性能等;再做好经费预算计划并落实经费来源,由所在单位领导签署意见后,报设备处。

  2、设备处根据“申请报告”及各级领导的意见,会同有关部门共同审核各申请项目及经费预算,同时提出“立项项目计划”。

  3、“立项项目计划”报请主管校长批准后执行。

  第二十六条  自制仪器设备要按照正规工程设计要求进行,由项目负责人主持编写技术说明书、技术资料。

  第二十七条  自制仪器设备项目完成并稳定运行半年后,由项目负责人提交《自制仪器设备验收鉴定申请》,设备处组织有关部门和专家对仪器设备进行验收。验收合格后,项目负责人持所有原始票据,到设备处办理相关手续,符合固定资产标准的,纳入学校固定资产统一管理。

  

  第五章  仪器设备使用管理

  

  第二十八条  根据教育部《高等学校固定资产分类目录》中的分类规定,设备处建立仪器设备(500元(含)以上)固定资产总账、分类账、分户账及固定资产卡片。

  第二十九条  学校仪器设备,不论其经费来源(教学、科研、专项、基金、贷款或自筹资金)及进入渠道(购置、调拨、自制、赠送等)都要建账、建卡,不得滞留账外。

  第三十条  使用单位必须指定专人负责仪器设备的管理工作,并制定相应的操作规程和使用办法,建立严格的工作制度,对所使用仪器设备的完整性、完好率负责。设备处每年不定期地对学校各单位的仪器设备进行抽查,抽查结果通报全校。

  第三十一条  仪器设备管理人员,对仪器设备的购置、获赠、调拨、报废等情况,要按学校仪器设备管理办法及时办理相应手续。应定期进行清查盘点,年终全面盘点一次,资产清查后,对于盘盈的资产,应及时按重置价值补记入账;对于盘亏的资产,应查明原因,区别具体情况进行不同的账务处理,做到账、卡、物相符。

  第三十二条  大型仪器设备的使用管理按以下办法执行:

  1、大型仪器设备投入使用前,使用单位应制定操作规程和保养制度,配备经验丰富、责任心强的实验技术人员或教师担任管理人员,以解决技术问题,维持仪器正常运转,并不断开发新的功能,使仪器发挥最大效益;

  2、大型仪器设备的使用、维修、管理人员必须经过培训和考核,严格按操作规程使用仪器,并建立相应的岗位责任制和管理办法。由于违反上述规定造成仪器设备损坏或性能下降的将酌情处理;

  3、大型仪器设备实行专管共用,鼓励多种形式的开放使用,充分发挥国有资产的最大效益。管好用好大型仪器设备是托管单位(仪器设备所在单位)和人员应尽的职责。为充分发挥大型仪器设备的使用效益,避免国有资产的闲置浪费,必要时,学校有权另行托管;

  4、大型仪器设备发生故障时,要及时组织修复。对较大事故,负责人或当事人要及时写出详细的事故报告,由各单位组织有关人员分析事故原因、分清责任、提出处理意见并及时向学校设备处报告;

  5、大型仪器设备一律不准自行拆卸或解体使用。确有必要时须经学校设备处审批,否则,将作为责任事故予以追究。专管共用的仪器设备,未经负责管理的人员同意,一律不得擅自动用。

  6、免税进口的仪器设备,在海关监管期(五年)内,不得挪作他用或转移到非教学、科研单位。仪器设备报废时,需向海关申请办理撤除监管手续。

  第三十三条  凡单价在10万元(含)以上的大型仪器设备由设备处统一建立档案,档案工作要贯穿大型仪器设备管理工作的全过程,及时做好各种资料的收集、整理、立卷、归档,避免资料的遗漏和丢失。大型仪器设备档案内容主要包括:

  1、申购报告、计划、论证材料;

  2、上级或主管领导的批复和准购批示;

  3、订购合同和有关纪要、记录及发票复印件;

  4、开箱记录及装箱单;

  5、安装、调试记录,双方签字移交文件及保修单;

  6、验收报告及文件材料;

  7、随机仪器设备全套文件的资料、图片、目录等;

  8、保险、商检、许可证、免税单;

  9、索赔资料、往来信函及与之相关的其他资料等;

  10、限制设备进口许可证;

  11、进口设备过程中有关的技术商务文件。

  第三十四条  使用单位要按设备处要求及时填写大型仪器设备使用、维护记录,使用记录是评价一台仪器设备的原始资料,设备处每学年至少检查和考核一次使用机时数和使用状况,并将大型仪器设备使用情况按照教育部要求统计上报。

  第三十五条  学校对校办产业的各种形式投资,以及投资收益形成的各种仪器设备,均属学校所有资产,学校通过科研与产业处和设备处,对校办产业形成的资产负责进行监督管理。

  第三十六条  药厂及各校产单位按学校有关规定,于每年一季度将上年度仪器设备增值变动情况报送设备处备案。

  

  第六章  仪器设备的维修与保养

  

  第三十七条  各使用单位和实验室技术人员应按仪器设备的技术要求定期对所管理的仪器设备进行常规保养,以提高仪器设备的完好率;

  第三十八条  各使用单位和实验室技术人员对仪器设备的一般性故障进行维修,应做相应的记录,内容包括:故障现象、维修内容、维修人、验收人等。

  第三十九条  仪器设备的校内维修:

  1、设备处实验室管理科负责全校教学、科研、医疗仪器设备的维修工作;

  2、仪器设备需由实验室管理科维修的,须填写由使用单位或实验室主任签字的仪器设备报修单;

  3、经费独立的单位,维修完成的仪器设备,除消耗零配件、材料费按实际发生费用收取外,由实验室管理科与使用单位根据维修工作量,核定收取维修工时费(原则上收取低于市场20%的费用)并上交计划财务处。

  4、维修收费标准为(暂定):

  10000元以上的仪器设备,按单件仪器设备价的2%计收;

  500—10000元的仪器设备,按单件仪器设备价的4%计收;

  500元以下的仪器设备,按单件仪器设备价的5%计收;

  第四十条  仪器设备的校外维修:

  1、仪器设备的校外维修,需有实验室主任签字,并报经设备处实验室管理科科长同意后才能进行,否则财务部门不予报销;

  2、大型仪器设备原则上贯彻“谁产谁修”的规定,设备发生故障,使用单位应及时与供应商或厂家联系,严格按照售后服务合同保修或维修。

  

  第七章  仪器设备的调拨与报废

  

  第四十一条  全校仪器设备调拨与报废统一由设备处负责。设备处根据调拨或报废仪器设备的鉴定情况,按照国家有关规定上报审批:

  1、单价在20万元(含)以上的大型仪器设备,报教育部审批;

  2、单价在20万元以下的仪器设备,经设备处及相关部门同意后,报主管校长审批。

  第四十二条  凡符合下列条件之一的可作调拨处理:

  1、已更新退役下来的设备;

  2、长期闲置,不能发挥效益的设备;

  3、虽属新设备或在用设备,但实验室过剩造成多余积压的设备;

  4、虽属新设备或在用设备,但性能指标不能满足本专业最低需要的设备;

  5、因研究课题、教学内容的变动,该实验室不再使用的设备。

  第四十三条  凡符合下列条件之一的应予以报废处理:

  1、仪器设备严重损坏无法修复者;

  2、超过使用寿命,基础件已严重损坏,虽经修理仍不能达到技术指标者;

  3、技术严重落后,耗能过高(超过国家有关标准20%以上)效率甚低,经济效益差者;

  4、主要零部件无法补充,而又年久失修者;

  5、机型已淘汰,性能低且不能降级使用者;

  6、维修费过高(一次大修超过其原值50%以上),继续使用在经济上不合算者;

  7、严重污染环境,或不能安全运转可能危害人身安全与健康,又无改造价值者;

  8、计量检测不合格,强制报废者。

  第四十四条  仪器设备报废程序:

  1、对需报废的仪器设备,使用单位提出申请报告,并填写《北京中医药大学报废设备审批表》,各院(系)主管领导签署意见后,报设备处;

  2、待报废的仪器设备,须经设备处实验室管理科技术人员鉴定,并提出处理意见;

  3、设备处根据鉴定处理意见,按有关规定上报财务处、审计处签署意见后,报主管校领导审批;

  4、经批准报废的仪器设备,统一由设备处设备管理科办理相关处理(变卖、对口支援等)手续;

  5、已批准报废的仪器设备在实际处理后,相关部门应及时进行账务处理;

  6、报废处理仪器设备的残值收益设备处设备管理科上交学校计划财务处。

  

  第八章  仪器设备的损坏与赔偿

  

  第四十五条  由于以下主观原因造成仪器设备损坏或丢失的,应予赔偿:

  1、不听从指挥,违反操作规程,造成仪器设备损坏;

  2、未经批准,擅自动用或拆卸仪器设备至损;

  3、工作失职,指导错误,纠正不及时或保管不当造成损坏;

  4、未经批准,擅自将仪器设备携出校外造成损坏或丢失;

  5、与生活密切相关,属个人保管、使用的便携仪器损坏或丢失;

  第四十六条  损坏、丢失仪器设备按以下标准赔偿:

  1、原价在500--10000元的仪器设备,发生损坏的,按照修复该仪器设备的实际发生额赔偿;发生丢失的,按照该仪器设备购入价的80%赔偿。

  2、原价在10000--50000元的仪器设备,发生损坏的,按照修复该仪器设备实际发生额的50%赔偿;发生丢失的,按照该仪器设备购入价的80%赔偿。

  3、原价50000元以上的仪器设备,发生损坏的,按照修复该仪器设备实际发生额的50%赔偿;发生丢失的,按照该仪器设备购入价的80%赔偿。

  所收赔偿金上交学校计划财务处。

  第四十七条  仪器设备赔偿处理的审批:

  1、仪器设备损坏或丢失,价值在5万元以下,由设备处负责审批赔偿、处理事宜。

  2、仪器设备损坏或丢失,价值在5万元(含)以上,由主管校长负责审批赔偿、处理事宜。

  第四十八条  仪器设备损坏或丢失构成责任事故的,管理人员要及时向所在单位领导及设备处、保卫处报告。对重大事故要保护现场,协助保卫部门进行调查。同时,使用单位要提出处理意见,经设备处审查后,报主管校长审批、处理。

  第四十九条  仪器设备被盗丢失,使用单位要及时向保卫处和设备处报案。在查找无望时,设备处管理科应根据保卫处意见,办理该仪器设备的注销手续。

  

  第九章  附  则

  

  第五十条  本办法自发布之日起实施。2002年11月13日印发的《北京中医药大学仪器设备管理办法》(京中字[2002]247号)同时废止。

  第五十一条  本办法由学校资产与仪器设备管理处负责解释。